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Google員工推薦的6大Gmail隱藏功能 你學會了嗎?

這個年頭,幾乎人人有個 Gmail信箱,可能是你自己申請的,或是公司採用 Gmail系統做為公司 email,總之,Gmail早就是工作中不可或缺的左右手,但是你真的夠瞭解它嗎?

這個年頭,幾乎人人有個 Gmail信箱,可能是你自己申請的,或是公司採用 Gmail系統做為公司 email,總之,Gmail早就是工作中不可或缺的左右手,但是你真的夠瞭解它嗎?

曾任職於Google的Rodolphe Dutel,最近在Buffer大方分享了他使用 Gmail的6大技巧,號稱只要會這幾件事,就可以馴服你的 Gmail,馬上縮短處理信件的時間,提升工作效率!快來檢查一下,還有哪些是你不知道的:

1.有錯字?開啟“撤回功能”,回收已發送的郵件

信件發送出去才發現有錯字,或是誤植了錯誤的訊息,讓你恨不得當初沒有按下傳送鍵。其實,Gmail有內建設計延遲發送的選項,請先找到畫面右上角的齒輪,點進去選擇“設定”,在“一般設定”的頁面找出取消傳送的功能,將它勾選起來。

之後當你發錯郵件時,可以在 Gmail通知信件傳送成功的同時點選“復原”,這封信就會重回草稿,不會寄送到收件者的信件夾。

Google在這項功能中提供了5秒、10秒、20秒、30秒四個選項,記得想撤回郵件,就要快點下決定,在30秒內解決,要是你早上發出、下午才想撤回,這個功能也救不了你喔。

2.設定“罐頭訊息”,省下重複輸入相同內容的時間

有許多email的內容可以“標準化”管理,比方說結尾的感謝詞,或是給提案者的婉拒信。

只要是會在多封郵件里重複出現的語句,就不要浪費時間輸入,或是一個個複製貼上。Gmail在“設定”里,有個叫做研究室的頁面,專門提供稀奇古怪的實驗功能,這裡要推薦的小工具是“罐頭回應”,請將它設為啟用。

接下來在輸入新的email時,只要點選功能列的右下方三角形,就能設定無數個你想要的罐頭回應,每一個回應只要新增一次,下次就可以直接調出來插入郵件,十分省力。

3.沒網路?用 Gmail Offline查閱信件

有時候我們會把行程、文件、聯絡電話留存在 mail里,等需要時直接搜尋查找,但假如緊要關頭卻發現網路不穩、打不開Gmail,那不就完蛋了!如果想未雨綢繆,就先下載Gmail Offline這個app,即使沒有網路也可以使用 Gmail,在離線狀態閱讀、搜尋、歸檔郵件喔。

4.不想受干擾,就先暫停收件吧

如果你有收信強迫症的話,非常推薦你使用這個功能,省得一看見瀏覽器標籤頁上 Gmail新郵件數字不斷增加,就忍不住手癢要打開,查閱又有哪些新郵件。

反覆查閱其實非常浪費時間,不如設定一個統一的時間處理 mail,其他時間專註於回信以外的事情。這個時候你可以使用 Inbox Pause這款 Chrome擴充套件,設定一段時間讓 Gmail暫停收取新郵件,等想收信時再開啟就好。

你可能會想,那為什麼不直接把頁面關閉,視而不見呢?答案是,你總是需要翻找、參考信箱裡面的資料,只是不想理會新郵件而已。根據 Chrome Web Store統計,這款套件有11379名用戶,應該可以證明有不小的需求吧。

5.減少垃圾信的第一步!退訂討厭的電子報

Unroll.me是一個免費的網站,能讓你的信箱有一定程度的改善:變得更少垃圾信!

你應該有在許多網站使用 Gmail註冊會員帳號,這些網站就會透過會員資料,寄送各種他以為你需要,但其實根本毫無價值的推廣郵件。有些廠商可能會在郵件中,放置明顯的退訂按鈕,但總有些郵件根本退訂不了,這時候 Unroll.me就派上用場了。

當你登入 Unroll.me後,它能把已訂閱的郵件整理歸類,接下來你只要把點選 Unsubscribe,就能輕鬆退訂。

6.到底已讀了沒?獲取郵件狀態訊息

LINE、WhatsApp等通訊軟體都可以確認已讀了沒,Gmail是不是也可以?如果你想知道信件有沒有完好的送出,或是對方到底有沒有讀過你的信,這個叫做 Sidekick的工具是個不錯的解法,最棒的是對方不會知道你在追蹤是否已讀!

阿波羅網責任編輯:宋雲 來源:數位時代 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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