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如何和領導有效溝通:6大場景30個技巧和方法 讓你事半功倍!

很多人可能都聽過一個段子:

有個人問牧師:“我可以在祈禱時抽煙嗎?”牧師斷然說No。

但,當另一個人換個說法問牧師:“我可以在抽煙時祈禱嗎?”牧師的回答卻是:“當然,上帝鼓勵人們隨時隨地向他禱告!”

溝通方式的重要性,不必贅述,尤其是和老闆溝通時,怎麼讓對方聽的進去,聽得開心,還要讓對方認為我們說的合理,大有學問。

文章從領導布置任務,如何給領導彙報,如何提方案審批,怎樣給領導提意見,日常溝通注意事項,以及不同性格老闆如何應對,這6個方面分別給出了具體操作方法和建議,希望可以給職場人更有效地和領導溝通提供思路。

一、當領導布置任務時。

1、領導布置任務,多問一句。

很多職場人在領導布置完工作時,會覺得對方沒有說清楚,但是又不好意思再問。這種做法是很不可取的,因為不管你是否聽明白了,最終你都要去解決。如果等截止時間到了,你再和領導反饋說當時沒太明白。或者在做的過程中,遇到問,再返回來問,就又尷尬,又浪費時間,還會遭領導“嫌棄”。所以,在接到任務時,一定要“問清楚”。

正確的方法應該是,領導指派任務的時候,一定要認真仔細聽清,不要漏掉任何細節。建議,隨身帶著筆記本,聽到重點內容及時記下來,有其他靈感和想法,也一起記下來。

之後,先別急著走,根據你記得要點,把你理解的意思,和領導進行二次確認,確保雙方溝通內容一致。只有這樣,在執行的時候,才能目標準備。

另外,補充一點,就是針對領導交代的任務,提前做預判,即預估要完成任務所需要的條件,可能遇到的困難等等。如果其中有你解決不了,需要他人協助,或者需要領導協調的事,那就在領導布置完任務後,立馬提出來。這樣讓領導提前幫你處理,既能省去你之後的麻煩,也能展現你的遠見和組織安排能力。

2、不要把沒時間作為借口。

職場上,會看到一種現象,就是領導布置任務時,尤其是布置緊急任務時,會聽到某些下屬這樣回應:“我手頭還有您和××安排的其他事兒呢,時間排不開呀!”等等。

雖然,下屬可能確實有很多事,而且可能是多頭領導,但是直接這樣回答依舊欠妥當。既然領導堅持安排,可能會有兩個原因,要麼這是你職責所在,且非常緊急;要麼這件事只有你能夠勝任,只能交付與你。而你要做的就是,和領導溝通幾件事的優先順序,以及任務的交付時間。

3、當領導交給你一項工作,而這項工作做起來有困難,這時,我們在跟老闆表達有困難的時候,要盡量避免用“但是”“不過”“不過”等轉折句。可以嘗試執行用陳述句或者判斷句,比如,這個項目執行過程中,可能會有這三個困難,列舉1,2,3,這3個困難,初步想到的解決辦法是XX,您看這樣解決是否合適呢?

二、執行中的任務,如何彙報,以及注意事項?

1、彙報,通常分為結果彙報和過程彙報。結果彙報,一般表明這件事已經有結果了,只需要將這個結果告知老闆即可。具體可以參考上述彙報相注意事項即可。

過程彙報,可以參考一個公式:現狀+進度+存在困難和問題+解決的思路+未來行動計劃

A.現狀:簡單講下這項工作目前最新結果是怎樣;

B.進度:當前工作進度是否正常,是否可控;

C.存在問題和困難:這點是做這次彙報的主要原因,如果其中困難你可以自行解決,就沒有必要彙報;如果你無法解決或者你拿捏不準,就要做出說明。

D.解決思路:關於上述一點,問題和困難,先將自己的解決思路,簡單陳述給老闆聽,徵求意見;

E.未來的行動計劃:徵詢了老闆的意見後,簡單將自己未來行動計劃告訴他,取得他的認可之後,再實際採取下一步行動。

2、溝通力求簡潔,直奔主題。

領導的時間都很寶貴,沒有時間和耐心聽長篇大論,所以要提前想好這次談話的目的和核心要點,將重要的事情放在最前面說。當你的領導眉頭緊皺、閉口不言時,要趕快回神看下是不是自己講的內容,把領導講凌亂了。建議彙報可以參考如下格式:

“領導,今天有3件事向您彙報,事關XX。

第1件事,有關於XX協議需要您簽署,這些代理商的詳細資料之前給您郵件過,如果您沒看,我這裡也有一份精簡的列表供您參考。

第2件事,XX項目申請特價,需要您特批,這個項目預計採購額和利潤是XX,這是簡報,請您過目。”等等。

彙報的時候,要直奔主題,一兩句話就說清是什麼事,需要領導做什麼,並給出數據參考或者說明。

3、帶著解決方案溝通。

領導最不喜歡總把問題拋給自己的員工,在你與領導準備溝通某項工作前,最好寫好策劃方案或者解決方案,哪怕不成熟也沒關係,至少讓領導知道你有所準備,並非甩手掌柜。

4、先講結論,時間允許再展開具體說明。

我們日常說話習慣,通常是現解釋原因,再得出結果。但是做彙報,要反操作。

我們需要先給出結論,讓領導知道自己的態度和想法,然後對方感興趣,才會有意願聽後邊的具體細節和論述。比如:領導,XX項目申請價格下調5%。理由:a.我們現有價格條件下,銷量XX,利潤XX,同比XX。b.競爭對手的價格普遍比我們XX。C.如果我們價格調整,預計銷量會怎樣。等等。注意,在彙報的時,可以輔助展示精鍊的PPT和詳實的數據,會更有可信度。

5、對分內工作了如指掌,領導問詢可對答如流。

職場中,很多人平日里總是埋頭苦幹,卻不關心進度、結果,也不注重對工作的總結和歸納,可謂稀里糊塗。看似整天兢兢業業、忙的要死,但是當領導來詢問他工作進展時,卻又一臉茫然,說不出所以然。如果你是領導,會怎麼看?

6、要及時彙報。

老闆特別忙的時候,可能不會主動問你的工作進展,但並不意味著他們不想知道。

說上司不重用我們時,要捫心自問一下,你會主動地報告你的工作進度嗎?這一點很重要。

7、要在老闆開心的時候彙報。

老闆也會有不開心的時候,比如,他在外面被客戶拒絕了。這時,你最好避開,或者彙報時注意察言觀色,不要撞到槍口上。

8、彙報要分巨細。

不是所有的事情都要跑去和老闆彙報。因為老闆時間非常少,只有那些你確實解決不了並且非常重要的事情,才有必須彙報。

9、注意彙報周期

如果能夠做到隨時和老闆溝通,那他對你已經很信任了。但如果你們之前還存在隔閡,最好保持一周彙報一次的間隔,除非事情非常緊急。

10、重要彙報,提前做演練。

如果是重要彙報,事先一定要針對彙報內容做模擬練習,從時間把控、語氣語速、邏輯框架等幾方面準備,做到熟練掌握,爛熟於心。

包括,介紹PPT時,每頁怎麼描述,怎麼過度,都要思路清晰,語言精練,突出重點。另外,除了PPT本身內容外,還要針對彙報的內容,設想可能會被問到的問題。針對這些問題,也去準備如何應對。

三、如何找老闆審批方案?

1、找老闆審批方案,也是我們在工作中經常會遇到的問題。只要是公司級的方案,基本上都要經過老闆審批。那我們該如何跟老闆溝通方案審批的事情呢?同樣,參考一個公式:

方案審批=方案闡述+方案優劣+建議+結果

方案闡述:簡單闡述方案的情況,以及方案的進展過程如何;

方案優劣:闡述方案的優勢和劣勢,讓老闆做抉擇的時候,能夠做到心中有數;

建議:如果老闆提出異議,那應該有相關的建議給到老闆,以更加優化方案;

結果:確定最終的方案框架。

2、準備備選方案。

最好,有兩到三個方案供老闆選擇。在提交方案之前,最好能夠給老闆提供兩個以上的方案供他選擇。這樣做的好處是,既讓老闆覺得你真的做了很多工作,也方便老闆從多個方案中選一個,增加方案通過的概率。老闆都喜歡做選擇題,而不是做判斷題。

3、你心中的答案

不管是提交幾個方案,你傾向讓老闆選擇哪個方案,要做到心中有數。和老闆溝通的時候,重點闡述,以讓對方更快地做決策。

4、方案內容切中要害。

任何方案審批的目的,就是讓老闆通過。因此,你在提交方案之前,對老闆喜歡什麼,看重什麼要有了解,在做方案闡述的過程中,要著重闡述老闆看重的內容。比如,老闆看重成本,看重創意,你就要突出成本狀況,突出你的方案是否有成本優勢。

5、數據說話

彙報內容,切忌空洞,要多用數據作為證據,更有可信度。

四、怎樣給老闆提意見或建議?

1、如果你想給老闆提意見,請先做好情感補償

一個人被否定批評的時候,通常都會有負面情緒,作為上級被下級質問或者提建議,更是如此。因此,在溝通時,先對老闆的看法中你比較認可的地方進行肯定,誇一誇老闆,然後再陳述你的不同意見。要記得一點:除非對方願意聽,否則,你說的再好、再對都沒有用!

2、巧用故事去說服對方。

我們無法通過智力去影響別人,而情感卻可以。而什麼會帶來情感共鳴從而影響別人呢?故事!因為只有故事,才能達到共情、建立人與人之間的鏈接、讓他們站在你這邊。好故事=衝突+行動+結局+情感+展示,而衝突=渴望+障礙。

五、日常溝通有門道。

1、避免只愛“學習”,不愛錢。

不管你是職場新人還是久經沙場,在和領導溝通時,都避免傳達一種信息,就是“我不看重錢,我只看中這個平台能不能學到東西”。因為,這句話的潛台詞是“我只要在你的平台里能學到東西,如果這家工資太低,或者我有更好機會的話,就跳槽”。而且,有調查顯示,在企業中,那些對錢慾望比較強的人,其戰鬥力、創造力、上進心也更強,創造的價值也高於對錢沒有太大慾望的人。

2、如果領導要你背黑鍋,怎麼辦?

先看下是什麼鍋。如果是不痛不癢,只是丟了自己面子,給領導漲面子的事,就可以背下來。

但是如果涉及人員傷亡、產品嚴重質量、嚴重違紀違法的事,千萬不能背。一旦你背了,你的前途將盡毀,而且有時候你背了,但是並不能阻止事態惡化,你的領導依舊會被牽連,那他也不會對於有所感恩。

再有,你背鍋與否,還要看清你的老闆是怎樣的人,是會出爾反爾,還是信守承諾。別你鍋是背了,卻也沒落得什麼好處,反而還被“賣”了。

3、與老闆交談時,不可鋒芒畢露

君子藏器於身,待時而動。你不能表現得太內行、太優越,如果你的水平“超過”了他,容易引起對方的不悅。你的學識可以得到老闆賞識,卻不可以因太張揚而遭妒忌。

4、培養簡練的表達

一般來說採用論述性的結構,較為合適,即:論點(論點)——論據——修辭,首先確定中心論點,其次確定分論點,之後根據實際需要挑選可以證明各論點的論據和一些適當的修辭。

5、勿貶低別人抬高自己

和領導溝通往往會涉及他人,領導也願意聽到你對他人的評價,以增加了解。這時一定要遵循“對事不對人”原則,把重心放在分析“事”上,而對人的看法,不要直接挑明,留給領導自己判斷。

6、微信聊工作,需謹慎!

1)用微信聊工作,不是兩個人的事,你所發出的文字,可能會被“全世界”知道。

2)不是所有人都喜歡用語音溝通,文字才是最有效率的表達方式;

3)不要隨意拉人加微信群,或是去微信點名,@某某。

4)避免“在嗎”、“有時間嗎”,請“直接說事”。

5)切忌濫用個性化表情。

6)和同事、合作方、客戶交淺言深,不是誰都喜歡滿嘴跑火車的人。

六、根據老闆做事風格彙報。

了解你老闆的溝通風格,“看人下菜碟”。

1、如果你的老闆支配型:愛發號施令、不能容忍錯誤、很少在乎別人的情緒和建議、做事愛冒險,喜歡掌控局面,以自我為中心。

那他會更青睞直接的回答,大量的新奇想法;重事實而不是感覺。

你要做的是,充分準備,實話實說;準備概要,並輔以背景資料;態度要強有力,但永遠不要挑戰他的權威;有一些鋒芒,但不要直接告訴他怎麼做;從結果的角度溝通,提供2-3個方案供其選擇;說明你的建議將會如何幫助他達成目標。

2、如果你的老闆是表達型:充滿激情,有創造力,理想化,重感情,樂觀,凡事愛參與,不喜孤獨,追求樂趣,樂於讓別人開心,有時說話欠缺條理,話多。

那他會喜歡公眾的認可,民主關係,更喜歡錶達自己的自由,以及有人幫助實現創意。同時,討厭被反對。

你自己,首先要表現出充滿活力,精力充沛的狀態,並提出新奇、獨特的觀點,同時,輔以例證,說完之後,給老闆留下充足的時間說話,最後可以以書面形式與其確認。

3、如果你的上司是和藹型:善於保持人際關係,忠誠,關心別人,喜歡與人打交道,待人熱心,耐心,能夠幫激動的人冷靜下來;但是不喜歡採取主動,屬於非常出色的聽眾,做決策相對遲緩,不喜歡人際間矛盾。

那他的需求是安全感,真誠的讚賞,傳統的方式,程序。討厭失去安全感。

你和他說話時,要放慢語速,以友好但非正式的方式交流,建立信任關係,討論問題時要涉及到人的因素,而不僅僅是冷冰冰的數據。

4、如果你的老闆是分析型:天生喜歡分析,會關注很多具體細節方面的問題,敏感,喜歡較大的個人空間,事事追求準確完美,喜歡條理,框框,對於決策非常謹慎,依賴材料,數據,工作起來稍慢。

那他同樣需要安全感,同時,不希望有突然的改變,希望被別人重視。討厭批評,混亂的局面,以及沒有條理。

想說服這類老闆,你需要做好準備,語速放慢,不要過於隨便,盡量公事公辦,著裝正統,多擺事實,並確保其正確性,不需要過於友好,集中精力在事實上。

平時,多花時間觀察,多和受到老闆賞識的人交流,你會得到更多“如何獲取老闆信任”的信息。

阿波羅網責任編輯:宋雲 來源:盛夏職場工具箱 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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