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20條幫助你提升工作效率的時間管理技巧

今天推薦的書籍是《時短術》,一本時間管理技巧的合集,值得翻看一下,找一些對自己有幫助的內容。因為技巧太多,隨便整理20條。

1、儘量把不擅長的事情交給「專業」人士

在工作中把專業性不強的工作和不擅長領域的業務,交給專業人士效果會更好。

比如打掃衛生、搬家之類的工作,給公司內部進行培訓的講師工作等。

2、外出時要記下「出發時間」和「所需時間」

在筆電上記下約會預定時,不要只寫約會時間,而要把「出發時間」和「路程所要花費的時間」等,也都事前調查好、填寫上比較好。

那樣的話,「×點之前出發的話還是能完成工作的」「到那裡需要×小時,在這期間讀下一個項目的資料吧」,就能最大限度地利用空閒時間做有效的事情了。

3、寫下實際花費的時間,宏觀觀察自己的工作

偶爾在一天結束時,打開筆電,在當天日程表的空白處寫下實際花費的時間來比較。

觀察下有哪些時間被浪費了或者有哪些時間遠遠超出預期。

4、在工作的間隙設置一定時間的「預備時間」

不要把自己的日程安排的分秒不差,一旦有一項任務出現變故或延期就會影響下面的一長串任務。

要在任務和任務的間隙設置一個「預備時間」。即使工作延遲了,也可以利用預備時間解決,避免影響下一項任務。

5、在間隙時間內插入5分鐘能完成的任務

會議或商談的前後,在路程中產生的短暫時間,若是累積起來,就會成為很長的時間。

為了不浪費這些時間並有效地利用起來,可以事先準備好以利用這個間隙時間為目標的「5分鐘就能完成的任務」,會收到很好的效果。

查閱新聞,整理筆記,確認資料等,如果是重要度和緊急度低的5分鐘內就能完成的任務,就不太需要思考。因此,即便在會議或商談這種要求思考的工作間隙去做,負擔也很小,可以不必擔心。

6、利用「計時器」熟悉工作的標準時間

為了使工作效率化,首先要掌握自己的現狀。在製作企劃書、總結報告等時候,如果知道自己日常的工作標準時間,就可以預防拖延工作了。

自己完成一項任務要花費多少時間?在反覆測量的過程中,自然就可以看到自己的標準時間。同時,如果能了解現狀,將打破紀錄當作目標的話,也能提高處理速度。

7、以「15分鐘」為單位設置任務

在工作的過程中,有時會感到厭煩或沒效率。這是注意力被打斷的證據。

把眼前的工作以15分鐘為單位進行劃分,一個一個地處理,就能讓注意力得以持續。

8、1分鐘以內決定,1分鐘以內行動

適當的緊張感,有提高判斷力和行動力的效果,建議設定為「1分鐘以內」。

首先是身體,要滲透進「1分鐘以內決定,1分鐘以內行動」的感覺。其結果是,不會浪費時間思考,能直覺性地展開正確的行動。

9、讓行為「可視化」,客觀分析每一天

你是怎樣度過一天的呢?回憶自己的行動,也只剩下粗略的印象。把自己一天的行動好好地做一次「可視化」整理,就能進行客觀的分析了。

6點30分起床,洗臉,吃飯,上廁所,離開家是7點20分……把從早上到就寢的一整天的行動儘可能詳細記錄,看一眼就能明白了。

如果是平日的話,24小時中最多的是工作時間,但是睡眠和飲食也很重要,也有做家務的時間。假日裡,或是出去玩玩,或是搞搞興趣愛好,抑或是明明也沒有什麼想看的節目,卻一直沒完沒了地看電視,或埋頭於遊戲中浪費時間……經過「可視化」,就都可以看出來了,這也會成為重新審視自己的契機。

10、將工作進度「可視化」,然後多次確認,避免風險

如果工作周期長或是很複雜的話,出現各種各樣錯誤的機率也會越來越高。為了避免這樣的危機,有必要採取製作進度表之類的措施,將工作的進展狀況「可視化」並多次反覆確認。

特別是在團隊共同進行項目的情況下,請共享日程,製作出能夠一覽成員現在工作進程的進度表。

11、用「5%的空餘時間」來做改善

擠出「5%的空餘時間」。如果按照工作8小時來算的話,那大概就是25分鐘。

在早起等方面確保自己的時間,就會覺得自己是工作的主導。然後仔細地思考,腦海中就可能閃現出被工作塞滿時沒注意到的提高業務效率的方法,就會發現自己也許做了沒必要的工作。

12、上班後不要立刻打開電腦

很多人一啟動電腦,首先要做的就是檢查郵件和閱覽網頁。於是,或是寫著郵件回復,或是一個接一個地瀏覽相關信息,時間一眨眼就過去了。

上班最初應該做的是製作「TO DO」列表,決定好回家的時間,決定好當天該做的工作的截止時間,這樣就不難實現作業的效率化。

13、不要把時間花費在誰做結果都一樣的工作上

簡單的工作短時間就能做完,重要的工作則必須多花費時間。

根據工作的難易度,重新制訂工作計劃和分配時間,這將使工作成果最大化。

14、拒絕」時不要猶豫

在不了解的情況下被捲入緊急工作的話,要毫不猶豫地拒絕。要把拒絕的理由簡潔、認真地表達出來

要拒絕的話,儘早地表明是很重要的,如果採取「我知道了」的態度,之後再拒絕是最糟糕的。

15、如果想不明白的話,與其煩惱不如直接問別人

如果工作中有不明白的地方,首先要自己思考。如果還是不明白的話,最好早點兒詢問別人。

如果向前輩或有相似工作經驗的人請教的話,很多時候也能不浪費時間地做好。而且,你向對方求教的姿態,也會讓對方想向你伸出援手。

16、把誰都能做的工作交給別人

要一個一個地重新審視,如果是「即使不是自己也能做的工作」,就有必要交給別人。工作剛開始的時候自己全權處理,之後就成了例行工作,毫無波瀾地順利進行著——這樣的工作可以分配給任何人。

17、商務服裝的搭配要模式化

聚餐日或接待日的服裝、辦公室業務集中的日子的服裝、發表演講的日子的「決勝服裝」等,如上所說,事前考慮好各種商務場合最適合的搭配,然後重複這種穿法是最有效率的辦法。

18、「站著工作」處理能力會上升

實際上,坐在椅子上工作很容易讓人陷入沉思,也經常導致會談延長。特意「站著工作」的話,因為這個姿勢很難受,為了早點兒結束工作,處理能力就會自然地提高。

會談之類的事,站著的話,應該也會進展得更迅速。

19、把步幅增加10厘米來走路

要試著問一下親近的人,自己走路是不是沒幹勁地趿拉著步子。如果走路無精打采的話,就把步幅增加10厘米,這樣看起來的形態和感覺都會不同。

自然地採取正確的姿勢走路,對健康也有好處,能給周圍的人帶來明朗積極的印象。走路的方式是所有行為方式的基礎。擴大步幅的話,速度和幹勁都會提高。

20、日常工作中使用檢查列表來防止犯錯

明明是自己做的工作,卻總是意想不到地犯錯誤。對於做過很多次的業務,要做好檢查列表,不要放過習慣性的錯誤。

順著業務流程列出需要檢查的項目,試著從實際工作的開頭檢查到結尾,檢查有沒有錯誤和遺漏之處。製作這個檢查列表本身就是對工作的重新評估,可能會發現沒必要再檢查的項目。

責任編輯: 宋雲  來源:warfalcon 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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