-----音色很重要
當你通過電話談話時，無論是在家還是在辦公室，你的音色，以及表達的能力是至關重要的。電話另一端的人根本不能看見你的姿勢和面部表情，印象完全取決於你的聲音。
由於電話的技術設計，你要以自然的音量和音高傳播講話。根本不必高聲喊叫。事實上，提高你的音量，特別是打長途電話，聲音會扭曲。電話的受話器應當拿在離你的嘴唇一英寸左右的距離，聽筒應靠近你的耳朵。說話清晰明確，就象平時面對面的交談一樣。
打國際長途時，在你開始說話之前要等對方把話說完。因為聲波完全傳送過來需要一二秒鐘，如果你太早開口，會打斷對方的聲音。
-----商務電話慣例
1．在和客戶談話時，即使電話鈴響了兩聲，也仍以眼前的顧客為優先，不管哪一方在發言，都應等事情說了一個段落後，才可以向對方致歉，再去接電話。這種情況下的對談，應儘可能簡短，避免讓客人久等。此外，當自己身為客戶與他人洽談而電話鈴響時，也應機警地適時中斷話題，讓對方能儘快接聽。
2．當你正在打電話又碰上客人來訪時，原則上應先招待等候的客人。此時，應儘快和通話對方打招呼，得到對方的許可後，再掛斷電話。但是，如果電話討論的事情很重要而不能掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。
3．如果是為了對方的事情才打電話找他，他不在時，就可以請對方回電話。但若是自己有事相托，而打電話幾次對方都不在，則要探知對方回來的時間，自己再找時間重打。
4．通話時若對方不小心切斷電話，應由自己重撥。知道對方打的是長途電話，要體貼地先詢問一下對方"要不要我給你打過去" 。
5．在外面與他人聯絡，打電話時儘可能選擇安靜的地點，若環境不允許，也應在電話中向對方說明。
*商務電話的接聽
在有總機的公司或辦公室里，接線員必須得到訓練，知道如何文雅地說話，講出公司的名字："布朗特伍德實業，早上好！"
如果是助手或秘書接聽電話，他們應當說出他們僱主的名字："凱西小姐辦公室，我能為您做點什麼？"
如果是僱主直接聽電話，只需說明自己的身份："您好，我是凱西·米基。"或只說"凱西·米基"也可以。
通話者與接線員說話只需簡單地說"請接凱西·米基"就可以了。而同秘書說話，通話者應當說明自己的身份："您好，我是麗茲·康薩維奇，米基小姐在嗎？"如果是當事人自己接聽電話，通話人可以更全面地說明自己的身份。"您好，米基小姐。我是麗茲-康薩維奇。我在《每日消息》工作。"
如果通話者沒能向一位秘書說明自己的身份，她可能會被問到這樣的問題："我能問一下，您是那一位嗎？""我能知道您的電話是私事還是公事嗎？" 或者不那麼唐突地問，"米基小姐知道您打電話要談的事情嗎？"因為通常秘書或者助手能夠給通話者提供幫助，他（她）這樣問是可以的，當你打電話，被問及有什麼事情時，不要不高興，同樣不要迴避問題。除非你確實是私事，不要告訴秘書你的電話是一個私人電話。這樣並不能使你同你要找的人親近起來。
如果你是SOHO一族，家中每一個可能接聽你電話的人都應當知道如何接聽你的電話。因為接聽電話的舉止可以促成也可以毀掉一樁生意。
