鮮為人知的email的秘密

看不見的「郵」戲規則

文/龍溪薇薇

90% 的職場人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發郵件。70%的職場人，下班前的最後一件事是查看郵箱，確認沒有尚未處理的緊急郵件。30%的職場人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登錄公司郵箱，生怕錯過什麼要命的任務。好吧，就算我們有電郵依賴症，這也不意味著我們能輕鬆玩轉電郵的諸多功能。當你啟用一個電子郵箱時，那些看不見的「郵」戲規則也隨之在你的周圍延展開來。

   原來，它不是我的郵箱

Linda從畢業起進入一家貨運公司，一干就是五年。這五年裡，她使用著公司分配的郵箱。


當公司裁員的風聲日益逼近，Linda想到了主動離開。她開始在網上偷偷搜索相關的職位，並試著發送了幾封求職簡歷。沒想到，用人單位的電話沒有等到，她卻被請進了公司人事部辦公室。


Linda 百思不得其解，自己並未向同事透露過任何風聲，人事部門怎麼會知道她的跳槽打算？雖然她確萌生去意，但在完全沒有心理準備的情況下，被效力五年的公司不動聲色地辭退，Linda還是很難接受這個事實。當她萬分不情願地清理自己使用了五年的郵箱時，突然好像悟出了點什麼。


美國Proofpoint公司曾對406家員工千人以上的美、英公司進行調查，發現超過三分之一的公司曾僱人監控員工的電子郵件，據說是為了防範法律、財務和管理等方面的風險。


其實就這麼簡單，Linda五年來一直使用公司郵箱，工作郵件和私人信件全部用一個郵箱處理。她做夢都沒想到，會有人經常「偷看」自己的電子郵件，直到被解僱之後，她才意識到：「原來，它不是我的郵箱。」

   君子有所抄，有所不抄

Jack剛從國有單位跳到了外企，最大的一個變化是每天收到的郵件數量大大增加。Jack處理問題的習慣是，不緊急的郵件，暫且放一放，遇到緊急任務，主動跑到老闆處匯報工作進度，至於一些他可以獨立完成的工作任務，儘量不去麻煩其他同事。


但才過了兩周，老闆就找Jack談話了，並向他提出三個問題：第一，為什麼不及時回復客戶和同事的郵件？第二，為什麼不把涉及客戶業務往來的重要郵件抄送團隊同事？第三，為什麼不以書面形式向老闆及時匯報工作進度和執行情況？


一向我行我素的Jack這才明白，自己對「電郵法則」的認識完全走入了誤區。他以為，及時回覆郵件就意味著必須優先處理所涉事項，事實上，他只需簡單回復一句：「收到，謝謝。」他以為，一個客戶既然由自己負責，就沒必要事無巨細抄送其他同事。而事實是，同事需要知道他在做什麼，更需要知道客戶在做什麼。至於老闆，每天工作千頭萬緒，很難把你的口頭匯報牢記心間，要想不忘事、不誤事，還是通過郵件書面記錄來得保險。


醍醐灌頂的Jack立刻調整了工作方法，老闆和同事成了他郵件抄送欄里的「常客」。終於有一天，老闆忍不住了：「那些雞毛蒜皮的郵件，你能不能不抄送我啊？給客戶的郵件抄送給我，可不可以用密送功能？否則在客戶面前，我連打哈哈裝不知道的權利都沒有。」


Jack終於明白，君子有所抄，有所不抄。該抄送時不抄送，有了成績你就自己偷著樂吧，出了問題也沒人幫你擔著。不該抄送的瞎抄送，惹惱的是別人，吃虧的是自己。

起手無回，悔之晚矣

Kevin是一位年輕的公關人，深得大老闆賞識。但奇怪的是，Kevin在客戶那兒總討不到好，經常還會碰一鼻子灰。原來，Kevin是個急性子，發給客戶的郵件經常出現拼寫錯誤，或者發錯了附件，搞得對方打開後一頭霧水。


一位一貫挑剔的客戶，向Kevin的團隊提出一項不合理要求，令他頗為惱火。Kevin通過郵件和同事討論工作任務時，忍不住抱怨了幾句，說這位「超級變態 」客戶的要求簡直是「胡攪蠻纏」，最好的解決方法就是「不理她」。這封郵件被人回復來回復去，最後轉到了大老闆那裡，大老闆看了很生氣，把Kevin叫到辦公室批評：「我們和客戶是親密戰友，是戰略夥伴，有時甚至是像談戀愛一樣，她對你態度不好，你就當她是使小性子，給點甜頭哄哄就好了，何必到處去說對方的不是？」


Kevin還想爭辯，老闆繼續說：「你有沒有想過，這封郵件如果被人轉發給了那位客戶，結果是你一定會被換掉。轉發一封電子郵件不費吹灰之力，你怎麼知道別人不會存心害你？你要知道，想坐你這個位子的人多的是，要坐穩這個位子，需要的不是抱怨，而是智慧。」


一席話令Kevin心服口服。從那時起，每次點擊發送重要郵件之前，手指會微微顫抖，再三檢查郵件正文和抄送對象是否正確，再次打開附件確認沒有問題，然後才小心翼翼發出去。他懂得了一個道理—每個人的電郵都是一張通行證，只有善用你的通行權，才能在職場上暢通無阻！


網絡中每天郵件翻飛，其中故事不可勝數。隨著郵件系統的發展，一些先進的系統除了常規的轉發、抄送、暗送等功能，還增加了很多新型「秘密武器」，如「不得抄送」、「不得暗送」這樣的「防竊聽」功能，「不得回復」的霸權功能，甚至還有「閱畢自行刪除」這樣令人無語的功能。設計者深諳現代電郵戰爭的奧妙，才能做出這麼貼心的服務項目。


作為每日與電郵打交道的辦公人，如果不好好玩轉電郵，還真是有點對不住這些煞費苦心的工程師。


摘自《錢經》