語言選擇和漢字編譯
1、只在必要的時候才使用英文郵件。
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。
2、尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件。
如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。
3、對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。
你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4、選擇便於閱度的字號和字體。
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1、簽名信息不宜過多。
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2、不要只用一個簽名檔。
對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。
3、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
回復技巧
1、及時回復E-mail。
收到他人的重要電子郵件後，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。
如果事情複雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回覆說「收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云」。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。
2、進行針對性回復。
當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。
3、回復不得少於10個字。
對方給你發來一大段郵件，你確只回復「是的」、「對」、「謝謝」、「已知道」等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。
4、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓。
如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。
對於較為複雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。
5、要區分Reply和Reply All(區分單獨回復和回復全體)。
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了；如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
點擊「回復全部」前，要三思而行！
6、主動控制郵件的來往。
為避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：「全部辦妥」、「無需行動」、「僅供參考，無需回復」。
正確使用發送、抄送、密送
要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、密送人)。
1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應；
2、而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回E-mail；
3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合；
4、TO、CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升你的形象！
5、只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源；
6、轉發郵件要突出信息。在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人；
如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。
