優秀的項目經理都有一個共同點，那就是良好的時間管理能力。專業的項目經理會確保他們的時間投入富有成效，儘可能避免時間浪費。
時間管理叫做GTD，即Getting Things Done——「把事情做完」。把事情做完的核心步驟有五步：收集、處理、管理、執行、回顧。
1收集：所有待做事件信息
人的大腦可以儲存很多東西，但也有限，不要相信某些事情發生了很久你還能記得住，在信息爆炸的時代，大腦的重要用途是思考，那些需要記住的事情就讓工具去代替我們做吧。
可以將你要做的所有事情，都收集到一起，這些事情統稱為「材料」。包括實物資料和腦海中的想法，實物資料包括寫了安排的記事本、便利貼，各種文件資料，將它們全都集中放在一個地方；腦海中的想法，包括你的工作安排、自己想要完成的事，則全都列出來寫在一張紙上。
儘可能窮盡所有的事情，因為這一步的目的是為清空大腦做準備，如果沒有窮盡腦海中安排的事情，就會讓這些事情分散了精力。
2處理信息：四階段時間管理論
收集好信息要及時處理，才能避免信息堆積和碎片化。《高效能人士的七個習慣》裡提到的「四階段時間管理理論」：
辦事清單
日程表
「短中長」計劃
重要緊急矩陣
我們通過四個維度來衡量它們的優缺點：緊急程度、重要程度、優先順序與動態平衡。
第1階段時間管理工具「辦事清單」比較好理解，就是記錄下來需要處理的事務，以免忘記。每完成一項任務就打鉤或划去，俗稱「好記性不如爛筆頭」；第2階段時間管理工具「日程表」，也是我們經常用到的工具，尤其是在手機上的自帶應用。
第3階段時間管理工具「短中長」計劃，通過強調時間優先順序的概念，所以它可以體現出任務的「緊急程度」；第4階段的「重要緊急矩陣」與之前3階段的時間管理工具不同之處在於：「重要緊急矩陣」主張關鍵不在於時間管理，而在於能量管理。
重要緊急矩陣
3管理：一周時間運籌法
好的時間管理方法需要科學合理地記錄過去的工作，發現時間浪費之處，找到改進的措施，修正時間方案，再嚴格按照修正後的方案執行。一周時間運籌法就是這種時間管理方法的代表。
使用一周時間運籌法時，以星期時間為橫坐標，標記為從星期一、星期二到星期天，以小時時間為縱坐標，標記為從早晨到晚上，還需要加上備註和總結。如表所示：
一周時間運籌法
對項目經理人而言，周計劃和周檢討是最有效、最重要的時間管理手段。
這種情況發生的原因在於計劃趕不上變化。如果每天追蹤這些變化，就會發現每天的計劃實施有效性都在減弱，頻繁的情況變動導致經理人只關注眼前的具體工作，往往忘記了整體的方向和目標，很難做到協調和平衡。
所以周計劃和周檢討非常重要，可以幫助經理人修正和完善計劃。
4執行：高效的番茄工作法
執行是Getting Things Done中最重要的一步，執行過程中的某些事件可以採用高效的番茄工作法來進行。
番茄工作法的原理極其簡單：工作25分鐘（算做一個番茄時間），休息五分鐘。每4個番茄時間後休息時間增加為15分鐘，以此循環合適的工作周期。這25分鐘就是你的專屬番茄時間，請高度集中的完成手頭的工作。
番茄工作法
這25分鐘儘量讓自己保持不被打斷的狀態！如果你突然想要干其他的緊急的事情，一定要將它寫到我們的「突發事件記錄表里」並備註原因。
番茄工作法-突發情況記錄表
5回顧：經典PDCA循環
PDCA循環相信大家已經很熟悉了，不僅能用在項目管理中，也可以單獨用在時間管理中。採用PDCA循環法對長期目標、中期目標和短期目標進行回顧，對工作和其它事情進行回顧，看看哪裡做的不好，需要改進，重新做出調整計劃。
這四個過程不是運行一次就結束，而是周而復始地進行。一個循環完結，解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環，如此階梯式上升，直到任務完結。
PDCA循環
拖延是我們大多數人存在的問題，管理好自己的時間可以讓項目經理更專注於項目的目標，當用筆劃掉一項已經完成的工作的時候，也會獲得一種真實的成績感，並驅動你完成更多的工作。
