生活 > 工作職業 > 正文

拯救項目經理個人時間的5個技巧

作者:

優秀的項目經理都有一個共同點,那就是良好的時間管理能力。專業的項目經理會確保他們的時間投入富有成效,儘可能避免時間浪費。

時間管理叫做GTD,即Getting Things Done——「把事情做完」。把事情做完的核心步驟有五步:收集、處理、管理、執行、回顧。

1收集:所有待做事件信息

人的大腦可以儲存很多東西,但也有限,不要相信某些事情發生了很久你還能記得住,在信息爆炸的時代,大腦的重要用途是思考,那些需要記住的事情就讓工具去代替我們做吧。

可以將你要做的所有事情,都收集到一起,這些事情統稱為「材料」。包括實物資料和腦海中的想法,實物資料包括寫了安排的記事本、便利貼,各種文件資料,將它們全都集中放在一個地方;腦海中的想法,包括你的工作安排、自己想要完成的事,則全都列出來寫在一張紙上。

儘可能窮盡所有的事情,因為這一步的目的是為清空大腦做準備,如果沒有窮盡腦海中安排的事情,就會讓這些事情分散了精力。

2處理信息四階段時間管理論

收集好信息要及時處理,才能避免信息堆積和碎片化。《高效能人士的七個習慣》裡提到的「四階段時間管理理論」:

辦事清單

日程表

「短中長」計劃

重要緊急矩陣

我們通過四個維度來衡量它們的優缺點:緊急程度、重要程度、優先順序與動態平衡

第1階段時間管理工具「辦事清單」比較好理解,就是記錄下來需要處理的事務,以免忘記。每完成一項任務就打鉤或划去,俗稱「好記性不如爛筆頭」;第2階段時間管理工具「日程表」,也是我們經常用到的工具,尤其是在手機上的自帶應用。

第3階段時間管理工具「短中長」計劃,通過強調時間優先順序的概念,所以它可以體現出任務的「緊急程度」;第4階段的「重要緊急矩陣」與之前3階段的時間管理工具不同之處在於:「重要緊急矩陣」主張關鍵不在於時間管理,而在於能量管理。

重要緊急矩陣

3管理:一周時間運籌法

好的時間管理方法需要科學合理地記錄過去的工作,發現時間浪費之處,找到改進的措施,修正時間方案,再嚴格按照修正後的方案執行。一周時間運籌法就是這種時間管理方法的代表。

使用一周時間運籌法時,以星期時間為橫坐標,標記為從星期一、星期二到星期天,以小時時間為縱坐標,標記為從早晨到晚上,還需要加上備註和總結。如表所示:

一周時間運籌法

對項目經理人而言,周計劃和周檢討是最有效、最重要的時間管理手段。

這種情況發生的原因在於計劃趕不上變化。如果每天追蹤這些變化,就會發現每天的計劃實施有效性都在減弱,頻繁的情況變動導致經理人只關注眼前的具體工作,往往忘記了整體的方向和目標,很難做到協調和平衡。

所以周計劃和周檢討非常重要,可以幫助經理人修正和完善計劃。

4執行:高效的番茄工作法

執行是Getting Things Done中最重要的一步,執行過程中的某些事件可以採用高效的番茄工作法來進行。

番茄工作法的原理極其簡單:工作25分鐘(算做一個番茄時間),休息五分鐘。每4個番茄時間後休息時間增加為15分鐘,以此循環合適的工作周期。這25分鐘就是你的專屬番茄時間,請高度集中的完成手頭的工作。

番茄工作法

這25分鐘儘量讓自己保持不被打斷的狀態!如果你突然想要干其他的緊急的事情,一定要將它寫到我們的「突發事件記錄表里」並備註原因。

番茄工作法-突發情況記錄表

5回顧:經典PDCA循環

PDCA循環相信大家已經很熟悉了,不僅能用在項目管理中,也可以單獨用在時間管理中。採用PDCA循環法對長期目標、中期目標和短期目標進行回顧,對工作和其它事情進行回顧,看看哪裡做的不好,需要改進,重新做出調整計劃。

這四個過程不是運行一次就結束,而是周而復始地進行。一個循環完結,解決一些問題,未解決的問題進入下一個循環,如此階梯式上升,直到任務完結。

PDCA循環

拖延是我們大多數人存在的問題,管理好自己的時間可以讓項目經理更專注於項目的目標,當用筆劃掉一項已經完成的工作的時候,也會獲得一種真實的成績感,並驅動你完成更多的工作。

責任編輯: 宋雲   來源:知乎 轉載請註明作者、出處並保持完整。

本文網址:https://tw.aboluowang.com/2021/0407/1578125.html

工作職業熱門

➕ 更多同類相關新聞